S1 Perpustakaan UT Gorontalo Pokjar Paguyaman Kab. Boalemo
Teknologi Informasi dengan Pengelolaan Arsip
1: Otomasi Kearsipan
Terdapat dua hal yang perlu mendapatkan perhatian apabila
membahas hubungan antara kearsipan dengan teknologi informasi dan
komunikasi.
Pertama,
penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana bantu
pengelolaan arsip, terutama untuk jenis arsip konvensional
(non-elektronik), yang untuk seterusnya disebut dengan "otomasi
kearsipan". Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini bisa
digunakan untuk keperluan administrasi umum, kontrol fisik atas arsip,
pengolahan dan penyajian informasi arsip, penemuan kembali informasi
arsip, serta penggunaan lainnya yang berkaitan dengan penciptaan,
pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan arsip.
Hal kedua berkenaan dengan kecenderungan saat ini di mana
manajemen telah menjadikan teknologi informasi, dalam hal ini terutama
komputer, sebagai sarana kerja utamanya. Dengan digunakannya komputer
sebagai sarana kerja, dokumen kerja perkantoran banyak yang dibuat,
didistribusikan, digunakan, disimpan, serta ditemukan kembali hanya
dengan menggunakan komputer. Apabila dokumen-dokumen kerja yang berupa
file komputer tersebut kemudian disimpan serta dikelola untuk dijadikan
referensi dan bukti bagi pelaksanaan tugas dan fungsi individu atau
lembaga, maka terciptalah apa yang disebut sebagai arsip elektronik.
Sejak pertama kali diperkenalkannya komputer secara komersial pada
tahun 1960-an, teknologi informasi dan komunikasi telah mengalami
perkembangan yang sangat luar biasa. Hampir pada semua jenis kegiatan
manusia modern, teknologi informasi dan komunikasi berperan di dalamnya.
Di bidang administrasi perkantoran, pada awalnya teknologi informasi
dan komunikasi, terutama komputer, lebih sering digunakan secara
terbatas sebagai sarana bantu untuk pengolahan data dan pembuatan
dokumen tekstual (pengetikan), namun perkembangan berikutnya menunjukkan
bahwa komputer semakin didayagunakan secara lebih variatif.
Pelaksanaan otomasi kearsipan akan sangat berkaitan dengan
sistem-sistem informasi lain yang diimplementasikan di suatu organisasi.
Mengapa demikian? Suatu sistem informasi pada dasarnya dibangun dan
dilaksanakan untuk melaksanakan suatu proses bisnis tertentu yang
pastilah akan menghasilkan dokumen yang berpotensi untuk menjadi arsip.
Karena sistem-sistem informasi tersebut berbasis teknologi informasi dan
komunikasi dalam pengoperasiannya, maka arsip yang dihasilkannya juga
akan berformat digital atau elektronik dan dengan sendirinya menuntut
adanya sistem pengelolaan arsip yang berbasis teknologi dan informasi
juga.
Arsip Nasional
Australia telah dengan baik mengidentifikasi sistem-sistem informasi dan
sistem-sistem elektronik yang berkaitan dengan otomasi kearsipan(3).
Disebutkan bahwa sistem manajemen arsip elektronik (Electronic Records Management Systems = ERMS) sebagai jantung dari otomasi kearsipan akan sangat terkait dengan sistem-sistem informasi bisnis transaksional (Transactional Business Information Systems = BIS) dan sistem manajemen dokumen elektronik (Electronic Document Management Systems = EDMS) yang umum digunakan di perkantoran.
Arsip Nasional Australia menggunakan istilah sistem manajemen informasi dan arsip (Records and Information Management Systems
= RIMS) untuk "memayungi" sistem apapun yang menghasilkan, mengkaptur
atau mengatur informasi, tanpa mengabaikan formatnya. RIMS dapat berupa
sistem berbasis kertas atau sistem digital. RIMS termasuk semua sistem
yang menghasilkan, mengkaptur, mengatur dan menjaga informasi digital,
dokumen digital dan data.
Business information systems
(BIS) adalah sistem yang mencipta, menyimpan, memproses, dan
menyediakan akses ke suatu informasi bisnis organisasi. Informasi ini
dapat dalam berbagai bentuk dan termasuk data, dokumen dan arsip.
Contoh dari BIS adalah: sistem manajemen kasus; sistem e-commerce (sistem yang mendukung e-business
dan transaksi online); sistem manajemen relasi klien; sistem data
geospasial; sistem manajemen finansial dan SDM; sistem pusat
pemanggilan; dan pangkalan data yang dibuat berdasarkan tujuan tertentu
atau dikostumisasi.
Electronic records management systems
(ERMS) adalah suatu bagian dari BIS yang tujuan utamanya adalah untuk
mengkaptur dan mengatur arsip digital. ERMS adalah sistem yang dirancang
secara khusus untuk mengatur penciptaan, penggunaan, perawatan dan
pembuangan arsip digital untuk tujuan menyediakan bukti aktivitas
bisnis.
ERMS dibedakan
dari BIS lainnya oleh kemampuannya untuk: menjaga kontekstual informasi
dan elemen data arsip dinamis secara tepat, dan hubungan antar arsip
untuk memungkinkan identifikasinya, mendukung nilainya sebagai bukti dan
menyediakan akses padanya sepanjang waktu; memungkinkan aplikasi proses
manajemen arsip, seperti klasifikasi, registrasi, pencarian dan
penarikan, preservasi dan pembuangan; dan mengaplikasikan kontrol arsip,
seperti kontrol akses dan keamanan, untuk mempreservasi konten dan
mengamankan integritasnya.
Electronic document management systems
(EDMS) adalah bagian lainnya dari BIS. Tujuan utama dari sistem ini
adalah untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital.
EDMS
melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan peng-indeksan dokumen,
untuk pencarian dan penarikan yang mudah; integrasi dengan paket
software perkantoran dan sistem pengiriman pesan; memungkinkan kerja
kolaborasi; dan menyediakan kontrol akses dan versi dari dokumen.
Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manajemen dokumen dan manajemen arsip.
Manajemen dokumen: berkaitan dengan kemampuan untuk
mengaplikasikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemen pada tingkat
dokumen. Manajemen dokumen menempatkan kontrol yang terbatas atas
dokumen dan terutama berkenaan dengan kontrol akses dan versi.
Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software EDMS.
Manajemen arsip berkaitan dengan kemampuan untuk mengapli-kasikan
kontrol pada penciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan
pembuangan arsip, termasuk proses untuk mengkaptur dan menjaga bukti,
dan informasi tentang aktivitas dan transaksi bisnis dalam bentuk arsip
(yang dapat termasuk dokumen atau agregasi dokumen). Fungsionalitas ini
biasanya disediakan melalui software ERMS yang dikhususkan, meskipun
bentuk BIS lain dapat juga memasukkan kemampuan manajemen arsip.
2: Arsip Elektronik
Banyak pihak yang menyatakan bahwa definisi yang telah ada
tentang arsip tidak dapat mengakomodir keberadaan arsip elektronik.
Berkaitan dengan hal tersebut, International Council on Archives
(ICA) mendefinisikan arsip sebagai: informasi yang terekam dibuat atau
diterima dalam memulai, menjalankan atau menyelesaikan kegiatan
institusional atau individu dan yang terdiri dari konten, konteks dan
struktur yang cukup untuk memberikan bahan bukti kegiatan.
Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan ke dalam dua kriteria:
1.
berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis
aktivitas dan transaksi di dalam lingkungan perkantoran. Sebagai contoh:
berkas kasus, berkas pengadilan, berkas (yang berorientasi pada
aktivitas) subyek, berkas pegawai, berkas korespondensi, dokumen web
site, dsb; dan/atau
2. berdasarkan bentuk dan formatnya. Sebagai contoh: dokumen yang diolah dengan pengolah kata (word), database, dokumen hypertext, gambar, spreadsheets, e-mails, voice mails, video, dsb.
Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memiliki beberapa karakter untuk mendukung tugas pokok dan fungsi serta memberikan bahan bukti:
1.
Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan dengan
konteks, struktur dan konten. Artinya arsip dimaksudkan memiliki pokok
isi.
2. Reliabilitas, yaitu
kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya.
Arsip tersebut memiliki konten yang dapat dipercaya karena secara
lengkap dan akurat menggambarkan transaksi, aktivitas, dan fakta-fakta.
3. Integritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak dapat diubah.
4.
Ketergunaan, yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan, menemukan
kembali, menyajikan, dan menginterpretasikan aktivitas dan transaksi
kegiatan organisasi.
Berdasarkan ICA Study 16,
struktur dan konteks merupakan kunci untuk memahami suatu arsip.
Struktur berkaitan dengan bagaimana arsip direkam, termasuk penggunaan
simbol-simbol, tata letak, format, media, dan sebagainya.
Menurut ICA Study 16, metadata adalah data yang mendeskripsikan konteks, konten dan struktur arsip dan manajemen arsip.
Seperti yang disebutkan di dalam konsep arsip, informasi tentang
konteks adalah salah satu elemen yang diperlukan untuk memberikan bahan
bukti kegiatan yang dihadirkan di dalam arsip.
Pada arsip elektronik, konsep tersebut muncul di semua bentuk
informasi, yang diperlukan untuk memahami dan menggunakan arsip
(misalnya: dokumentasi sistem yang diperlukan pada saat arsip
dimigrasikan ke platform yang baru, atau dipindahkan ke lembaga
kearsipan statis). Metadata dapat menyajikan maksud yang berbeda,
seperti penemuan kembali, ketergunaan, otentisitas, reliabilitas,
pemeliharaan, preservasi, dan penilaian.
Study ICA 16
menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsip sebagai suatu sistem
informasi yang dikembangkan untuk maksud penyimpanan dan penemuan
kembali arsip, serta diatur untuk mengontrol fungsi tertentu pada
penciptaan, penyimpanan dan akses arsip untuk melindungi otentisitas
serta reliabilitas arsip.
Pada
penciptaan arsip, ICA Studies 8 menjelaskan bahwa berbeda dengan
lingkungan arsip tradisional, daur hidup arsip pada lingkungan arsip
elektronik harus dikembangkan ke belakang pada tahap sebelum penciptaan
arsip, yang dirujuk sebagai tahap "konsepsional"(6).
Identifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICA Study
16, yang merupakan tahap ketiga dalam implementasi pengelolaan arsip dan
ketentuan arsip statis yang harus dipreservasi di dalam suatu
lingkungan sistem informasi yang baru atau sistem yang telah ada. Tahap
ini bertujuan untuk mendefinisikan secara jelas:
1. arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara;
2. mengapa organisasi harus mengkaptur arsipnya;
3. berapa lama arsip perlu dipelihara;
4. karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan.
Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimana
menentukan retensi arsip elektronik dengan mengidentifikasi kemungkinan
tanggal penentu dan kalkulasi tanggal evaluasi dari penentuan tanggal
tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai guna sekunder
dan menentukan tanggal evaluasinya(7).
Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, jadwal retensi harus:
1. dibuat untuk setiap jenis informasi,
2. disetujui oleh seluruh unit kerja yang terkait dan pejabat di dalam organisasi,
3. disetujui setelah mencari bantuan hukum untuk menjamin bahwa masalah hukum dapat diselesaikan,
4. seluruh sistem dan dokumentasi prosedural yang dibuat harus tercakup di dalam jadwal retensi,
Sumber :
http://kearsipanonline.com
http://arsipilmu04936.blogspot.com/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar